TÜRKİYE MADENCİLER DERNEĞİ

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA

AYDINLATMA METNİ

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Türkiye Madenciler Derneği (“dernek” olarak anılacaktır) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır.) kapsamında, üyelerimize, üye adaylarımıza ait kişisel verilerin korunması için bir takım tedbirler almaktayız. Kişisel Verilerinizi, KVKK ve ilgili yasal mevzuat kapsamında ve “veri sorumlusu” sıfatımızla aşağıda açıklanan sebeplerle ve yöntemlerle işlemekteyiz.

Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. Maddesinde yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca: Türkiye Madenciler Derneği üyelerinin veri kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi - hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere - hangi amaçla aktarılabileceği, veri işleme süresi ve KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

Buna göre;

Aşağıda belirtilen şekillerde elde ettiğimiz kişisel verilerinizin, tarafınız ile derneğe üyelik için ibraz ettiği kişisel veriler çerçevesinde, işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde, tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak, kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVKK'nun öngördüğü şartlarda, yurtiçinde ve yurt dışında üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVKK'nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini bildiririz.

1. Veri Sorumlusu

Dernek Unvanı: Türkiye Madenciler Derneği

Vergi Dairesi: Beyoğlu

Vergi Numarası: 8790654171

İnternet Adresi: tmd.org.tr

E-mail: info@tmd.org.tr

Telefon Numarası: 0.212. 2451503

Adres: İstiklal Cad. Tunca Apt. No: 233-1/1 Beyoğlu 34420 østanbul Türkiye

2. Kişisel Veri Tanımı

KVK Kanunu m.3/I(d) çerçevesinde “kişisel veri”, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.

Bu kapsamda kişisel veri; belirli veya belirlenebilir gerçek bir kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir.

Ayrıca KVK Kanunu’na göre; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf, sendika, vb. üyelikleri, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, vb. veriler özel nitelikli kişisel verilerdir.

Bu kapsamda, anonim bilgiler, anonim hale getirilen bilgiler ve belirli bir kişi ile ilişkilendirilemeyen diğer veriler Derneğimizin bu konudaki Politikası gereği kişisel veri olarak kabul edilmez.

3. İşlenen Kişisel Verileriniz

Kişisel Verileriniz yasal yükümlülükler gereği veya dernek iş ve işlemlerinde daha uygun bir hizmet verebilmek amacıyla güvenli bir şekilde Kişisel Verilerin Korunması Kanununa uygun bir şekilde işlenmektedir.

Bu kapsamda kişisel veri olarak tabloda yer alan veriler toplanmaktadır;

İletişim Verisi: Üyeye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur (Telefon, adres, e- posta adresi, referans kişi bilgisi).

Kimlik Verisi: Üye kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Ad soyad, Unvan, TCKN, anne adı, baba adı, doğum tarihi, cinsiyet, uyruk verisi, imza).

Görsel/İşitsel Veri: Üyeye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur (Fotoğraf, ses kaydı, kamera kaydı).

Finansal Veri: Üyenin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Kredi kartı, Banka Hesap No, İBAN No, Mail Order No vb.)

Mesleki Veriler: Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Çalıştığı kurum bilgisi).

Eğitim Verisi: Kişiye ait eğitim verilerinin bulunduğu veri grubudur.

Fiziksel Mekan Verisi: Bu veri kategorisi Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, görüntü, kamera, fotoğraf kayıtları gibi veri türlerini ifade etmektedir.

Dernek, Vakıf, Sendika Üyeliği: Dernek Üyeliği, Vakıf Üyeliği vb üyelikler.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesi Kavramı

KVK Kanunu m.3/I(e) çerçevesinde Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

5. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, derneğin bağlı birimleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, çağrı merkezi, mobil uygulamalar, faaliyetlerin yürütülebilmesi için kullanılan yazılımlar, kamera çekimi vasıtası ile benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, dernek ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecek ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.

Kişisel Verileriniz, Derneğe üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya www.tmd.org.tradresindeki Dernek web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Derneğe üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca Dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile Dernek ile iletişime geçmeniz gibi) Dernek yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir.

6. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

5.1. Dernek Tüzüğünde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,

5.2. Derneğin genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, yurt içinde veya yurt dışında yapılacak çalışmalar, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,

5.3. Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

5.4. Derneğin tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,

5.5. Derneğin faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi,

5.6. Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi,

5.7. Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası,

5.8. Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,

5.9. Dernek bünyesinde bağış ve yardımların toplanması ve Dernek tarafından bağış ve yardımlarda bulunulması

5.10. Derneğe ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,

5.11. İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,

5.12. Mevzuat gereği Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması

5.13. 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

5.14. Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,

5.15. Veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması,

Amaçlarıyla, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

7. İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Dernek, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:

Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuatta öngörülmesi veya mevzuatta öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz Derneğin ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır.

Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, øletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Derneğin kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.

Dernek toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza Derneğin faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Derneğin meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyalleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soy isim bilgileri Derneğin belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Derneğin meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.

İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Derneğin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Derneğin kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır.

Üyenin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz Derneğin avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu Derneğin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.

Derneğin yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, Derneğin hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile Derneğin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Derneğin meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.

Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat tahtındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.

8. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Dernek ve Derneğin bağlı tüm birimleri ile ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır. 

KVKK Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine Dernek tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalkmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

9. Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Derneğimiz tarafından ilgili tüm kanun ve sair yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

10. Kişisel Verileri İşlenen Üyenin Hakları

KVKK' nun 11. maddesi gereği bize kimliğinizi ibraz edip, gerekli kontrollerin yapılmasına müteakip, üyelerimiz kişisel verileri ile ilgili aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d. Yurt içinde ve yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

f. KVKK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g. İşlenen verilerin analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,

h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.